Nethouse hjälper landstinget med system för ordning och reda

Inom Örebro läns landsting har det saknats en gemensam struktur för upprättande och lagring av information. Det har gjort att varje förvaltning och verksamhet format sina egna rutiner och information har lagrats i olika former. Och sånt kostar både tid och pengar att underhålla och förvalta.

Sedan 2005 har det inom landstinget pågått ett förbättringsarbete för att utveckla och produktionssätta ett system som bland annat ska användas för de allmänna handlingarna (diarium). I november kopplades Nethouse och IT-projektledaren Malin Lagerson in i projektet för att fortsätta utvecklingsarbetet.

- Bristen på struktur gör det besvärligt för landstinget att hitta dokument och information och få insyn i verksamheten. Med vårt arbete försöker vi att få alla att jobba lika, både när det gäller att förvalta mallar och dokument, säger Malin.

Fokus på speciella områden

Syftet med projektet är att införa ett gemensamt dokumenthanteringssystem som stöd till landstingets verksamheter och Malin berättar att projektet har prioriterat speciella områden.

- Fokus ligger på e-diarium och mötesadministration för politiska organ och avvikelsehantering inom områdena patientsäkerhet, arbetsmiljö, miljö, fastighet/drift, teknik och säkerhet.

I uppdraget ligger också arbete med projekthantering, integrerat ledningssystem och en mer generell dokumenthantering.

Insatserna ger positiva effekter

Redan nu har landstinget märkt av en hel del positiva effekter i form av mer ordning och reda och att man har hittat gemensamma rutiner och arbetssätt. En annan fördel som man också känner av är att man har en mer samlad bild av verksamheten. Ett exempel är att statistik över olika typer av avvikelser kan tas fram och analyseras för att förbättra inom vården.

Gemensam webbtjänst förkortar patientens väntetid

Malins andra uppdrag handlar om en förstudie för en landstingsgemensam webbtjänst som förkortar patienternas väntetider och frigör mer vårdtimmar åt personalen. Idag är det många besökstider som bokas, avbokas eller ombokas via telefon. För patienterna innebär det ofta att de måste passa telefontider och sitta i långa telefonköer, dessutom tar det mycket tid från personalen som ska hantera alla samtalen.

Projektet i startgroparna

Målet för projektet är att införa en landstingsgemensam webbtjänst för att boka, avboka och omboka undersökningar. För landstingets del skulle det innebära ett gemensamt lösningsförslag för specialmottagningar, tand- och primärvården vilket förväntas medföra tidsbesparingar och en förbättrad service för patienterna.

- En systemapplikation som funkar för alla vårdsystem förenklar och förbättrar för patienten. Och tanken är ju att hela tiden underlätta för patienten som bara ska behöva gå in på ett ställe för att kunna boka alla typer av undersökningar, säger Malin.

Dessutom avlastar det telefonlinjerna och ger personalen mer tid till undersökningar, stöd och rådgivning via telefon. Den största utmaningen i projektet ligger i tidböckerna. Det är där all information om lediga och bokade tider samlas och det gäller att bygga en applikation som passar för alla system. Målet är att landstiget ska kunna ta beslut om att införa dessa tjänster under hösten 2010.